Changer d'expert-comptable : comment ça se passe vraiment

C'est l'objection numéro un, et de loin. Beaucoup d'e-commerçants savent depuis des mois que leur cabinet ne suit plus : les chiffres arrivent en retard, les versements de plateforme sont enregistrés n'importe comment, les questions techniques restent sans réponse. Et pourtant ils restent.

La raison n'est presque jamais la satisfaction. C'est la peur du transfert : des mois de démarches, un dossier retenu en otage, une facture de sortie salée, un exercice à recommencer. Cette représentation est fausse sur les trois points. Le changement d'expert-comptable est une opération encadrée par le code de déontologie de la profession, dont l'essentiel repose sur les deux cabinets et non sur vous. Voici ce qui se passe réellement, dans l'ordre.

La lettre de mission, le seul document qui compte

Votre relation avec votre cabinet actuel repose sur une lettre de mission. Elle est obligatoire pour tout professionnel inscrit à l'Ordre des experts-comptables, et c'est elle, seule, qui fixe vos conditions de sortie. Ni l'usage, ni la durée de la relation, ni ce qu'on vous dira au téléphone.

Ouvrez-la et cherchez trois informations : la durée de la mission, son mode de reconduction, et le délai de préavis pour la résilier.

Dans la quasi-totalité des cas, la mission est conclue pour un exercice et reconduite par tacite reconduction. Le préavis usuel est de trois mois avant la date d'échéance annuelle, parfois un mois seulement. Ce n'est pas une règle de la profession, c'est une clause contractuelle : elle varie d'un cabinet à l'autre, et vous avez le droit de la lire avant de vous inquiéter.

La résiliation s'envoie par lettre recommandée avec accusé de réception. Un courriel ne suffit pas dès lors que la lettre de mission exige le recommandé, ce qui est presque toujours le cas. Le contenu tient en cinq lignes : vous mettez fin à la mission à telle date, conformément à la clause de résiliation de la lettre signée le tant. Aucune justification n'est due. Vous n'avez à expliquer ni pourquoi vous partez, ni où vous allez.

Un point est systématiquement ignoré : rien ne vous oblige à attendre la fin du préavis pour engager le nouveau cabinet. Les deux périodes se chevauchent. Le nouveau cabinet peut récupérer le dossier, l'analyser et commencer à travailler pendant que le préavis court. C'est même la meilleure configuration, parce que le cabinet sortant est encore tenu de répondre.

Le devoir de confraternité : ce n'est pas votre conflit

C'est le point qui rassure le plus, et personne ne l'explique jamais aux clients.

Le code de déontologie des professionnels de l'expertise comptable impose au cabinet qui reprend un dossier de prendre contact avec le cabinet sortant avant d'accepter la mission. Ce n'est pas une politesse entre confrères, c'est une obligation déontologique dont le non-respect est sanctionnable disciplinairement.

Concrètement, le nouveau cabinet écrit à l'ancien pour l'informer de sa nomination, s'assurer qu'il n'existe pas d'honoraires impayés, et organiser la transmission du dossier. En sens inverse, le cabinet sortant a l'obligation de faciliter cette transmission et de communiquer les éléments nécessaires à la poursuite de la mission.

Autrement dit : la relance, la discussion technique, la récupération des fichiers, le format des exports, tout cela se règle entre deux professionnels soumis aux mêmes règles. Vous n'avez ni à jouer les intermédiaires, ni à négocier, ni à réclamer vous-même vos propres pièces.

Cela ne signifie pas que tout se passe toujours vite. Certains cabinets traînent, répondent en trois semaines, envoient un export incomplet. Mais le rapport de force n'est pas celui que vous imaginez : un cabinet sortant qui refuse de transmettre s'expose à une plainte devant le conseil régional de l'Ordre, et il le sait parfaitement. Dans la pratique, l'évocation d'une saisine débloque la quasi-totalité des situations.

Le droit de rétention : ce qui peut être retenu, ce qui ne peut pas l'être

C'est la seconde peur, et elle mérite une réponse précise, parce qu'elle est à moitié fondée.

Un expert-comptable dispose bien d'un droit de rétention en cas d'honoraires impayés. Mais ce droit a une frontière nette, et elle ne passe pas là où on le croit.

Ce qui ne peut pas être retenu : tous les documents qui vous appartiennent. Vos factures d'achat et de vente, vos relevés bancaires, vos contrats, vos justificatifs, vos exports de plateforme, tout ce que vous avez remis au cabinet reste votre propriété et doit vous être restitué, y compris si vous devez de l'argent. Un cabinet qui conserve vos pièces originales pour faire pression sort du cadre déontologique.

Ce qui peut l'être : les travaux réalisés par le cabinet et non réglés. Un bilan établi mais non payé, une liasse préparée et non facturée, des états dont les honoraires restent dus. Le cabinet peut légitimement subordonner leur remise au paiement de ce qui lui est dû.

La conséquence pratique est directe. Si vous êtes à jour de vos honoraires, aucune rétention n'est possible, sur quoi que ce soit. Si vous ne l'êtes pas, soldez avant de partir : c'est le seul élément qui peut réellement bloquer un transfert, et il se règle avec un virement. Contester une facture d'honoraires et changer de cabinet sont deux sujets distincts, qui gagnent à être traités séparément.

Les documents à récupérer, la liste exacte

Un transfert propre ne se mesure pas au nombre de courriels échangés, mais à ce qui atterrit dans le dossier. Voici ce qui doit vous être transmis, et ce que vous pouvez vérifier vous-même à réception.

• La balance générale et la balance auxiliaire du dernier exercice clos, ainsi que celles de l'exercice en cours arrêtées à la date de bascule.
• Le grand livre complet, avec le détail de chaque compte.
• Les journaux : ventes, achats, banque, caisse, opérations diverses.
• Le fichier des écritures comptables (FEC), au format normalisé exigé par l'administration fiscale pour toute comptabilité informatisée depuis le 1er janvier 2014.
• Les liasses fiscales des trois derniers exercices, avec leurs accusés de dépôt.
• Les déclarations de TVA de l'exercice en cours et du précédent, ainsi que les déclarations OSS le cas échéant.
• Le tableau des immobilisations et les plans d'amortissement en cours.
• Les justificatifs de clôture : détail des comptes de bilan, provisions, comptes courants d'associés, stocks valorisés.
• Les documents juridiques : statuts à jour, procès-verbaux d'assemblée, registres obligatoires.

Le FEC mérite une attention particulière, parce que c'est la pièce qui conditionne tout le reste. Il est obligatoire pour toute entreprise tenant sa comptabilité au moyen d'un système informatisé, et aucun cabinet ne peut sérieusement prétendre ne pas en disposer. S'il vous est envoyé sous forme de PDF ou d'impression, insistez : le format attendu est un fichier structuré et exploitable, celui-là même qui permet une reprise automatisée plutôt qu'une ressaisie.

Vérifiez aussi la cohérence entre la balance de clôture et la liasse déposée. Un écart entre les deux est le premier signe d'un dossier qui n'a pas été justifié.

Le bon moment dans l'année

Il existe une fenêtre, et elle change beaucoup de choses.

Le meilleur moment se situe juste après la clôture de l'exercice, une fois la liasse fiscale déposée. Le dossier est arrêté, les comptes sont justifiés, la reprise part d'une situation nette. C'est aussi la période où le cabinet sortant a le moins de travaux en cours à facturer, donc le moins de motifs de rétention.

Le pire moment est une échéance déclarative. Basculer trois jours avant une déclaration de TVA ou en pleine préparation du bilan crée exactement le flottement que vous cherchiez à éviter. Ce n'est pas impossible, c'est simplement tendu sans raison.

Pour une boutique en ligne, un second critère s'ajoute : la saisonnalité. Si novembre et décembre représentent 40 % de votre chiffre d'affaires, ne changez pas en novembre. Faites-le en janvier ou en février, quand le volume de commandes redescend et que vous avez le temps de transmettre les accès.

Cela dit, une reprise en cours d'exercice reste parfaitement réalisable. Elle suppose seulement l'établissement d'une situation intermédiaire à la date de bascule, c'est-à-dire une photographie des comptes qui sert de point de départ au nouveau cabinet.

Le cas du dossier mal tenu

C'est la situation la plus fréquente chez les e-commerçants, et il vaut mieux l'aborder franchement que la découvrir en cours de route.

Beaucoup de dossiers arrivent avec des versements de plateforme enregistrés en net, des commissions absorbées dans le chiffre d'affaires, une TVA calculée sur les encaissements plutôt que sur les ventes, des stocks non valorisés ou valorisés au seul prix fournisseur. Reprendre un dossier de ce type ne consiste pas à recopier l'existant. Il faut remonter en arrière, parfois sur un ou deux exercices, pour reconstituer ce qui aurait dû être enregistré commande par commande. Les mécanismes en cause sont détaillés dans notre guide de la comptabilité e-commerce.

Cette reprise coûte du temps, jamais du risque. Une erreur identifiée et corrigée vaut infiniment mieux qu'une erreur qui se propage d'exercice en exercice et finit par se découvrir lors d'un contrôle. Et la correction n'est pas toujours à votre défaveur : un stock survalorisé ou une charge oubliée ont pu vous faire payer trop d'impôt. Le délai de réclamation auprès de l'administration court jusqu'au 31 décembre de la deuxième année qui suit celle du paiement.

Si vous ignorez l'état réel de votre dossier, un test suffit : demandez votre FEC et votre dernière balance. Un cabinet qui tient correctement un dossier les produit dans la journée.

Ce que vous avez à faire, et les délais réels

Votre part du travail tient en quatre actions.

Relire la lettre de mission pour identifier le préavis et la date d'échéance. Cinq minutes.

Envoyer la résiliation en recommandé avec accusé de réception. Dix minutes.

Solder les honoraires restant dus, s'il y en a. Un virement.

Transmettre les accès au nouveau cabinet : boutique, prestataires de paiement, banque, espace professionnel des impôts. C'est la seule étape qui demande un peu de temps, une heure environ.

Tout le reste appartient aux deux cabinets. Sur le calendrier : le préavis court selon votre lettre de mission, la transmission du dossier entre confrères prend en général deux à quatre semaines, et la mise en route du nouveau cabinet se déroule en parallèle. Chez Preston Ecom, la reprise d'un dossier n'est pas facturée et la mise en route prend quinze jours.

Un dernier élément de calendrier, propre à 2026 : depuis le 1er septembre, toute entreprise assujettie à la TVA doit être en mesure de recevoir ses factures fournisseurs au format électronique, via une plateforme agréée. Si votre cabinet actuel ne vous a rien demandé à ce sujet, c'est un motif de départ à lui seul, et le raccordement fait partie de ce qu'un nouveau cabinet doit traiter dès la reprise. Le calendrier complet est détaillé dans notre article sur la facturation électronique.

Ce qu'il faut retenir

Changer d'expert-comptable repose sur trois faits. Votre lettre de mission fixe le préavis, et rien d'autre ne vous retient. Le devoir de confraternité oblige le nouveau cabinet à contacter l'ancien, et l'ancien à transmettre le dossier, ce qui vous sort du conflit. Le droit de rétention ne porte jamais sur les documents qui vous appartiennent, seulement sur des travaux non payés.

La seule vraie précaution consiste à choisir le moment : après la clôture plutôt qu'en pleine échéance, hors pic de saisonnalité. Pour le reste, votre implication se compte en heures, pas en semaines. Rester chez un cabinet qui tient mal votre dossier coûte chaque année bien davantage que le transfert lui-même.